¿Por qué la fuerza de ventas debe trabajar con el forecast por sobre el presupuesto anual de promesas?

Si bien el presupuesto anual de promesas o nuevos negocios, es el que permite a la compañía hacer sus proyecciones de crecimiento, gasto, inversión, etc. no es la herramienta más aconsejable para gestionar al equipo de vendedores con el fin de obtener de ellos los mejores resultados.

Cuando las ventas (promesas) superan con facilidad el presupuesto anual, ya sea por coyunturas del mercado, del proyecto o por un presupuesto mal elaborado, el equipo de ventas suele relajarse. Cuando la situación es inversa, el equipo de ventas criticará el presupuesto (a quienes lo elaboraron), se dirá que es “injusto” y eso se traducirá en que lo den por perdido sin hacer el esfuerzo, que uno como gerente necesita que el equipo haga. Trabajar con el equipo de ventas utilizando el presupuesto de ventas como herramienta de gestión e incentivo para la fuerza de ventas, ayudará muy poco en tu gestión orientada a conseguir los mejores resultados de tu equipo.

A diferencia del presupuesto anual de promesas, el Forecast es un pronóstico de ventas,  el cual puede ser semanal, mensual o trimestral, por lo tanto, es mucho más fresco y más preciso, considera la estacionalidad del proyecto, el eventual retraso en la partida de la obra, de los pilotos, el número de visitas que tiene el proyecto, los clientes con opción de cierre, los eventuales desistidos, etc.

Recordemos que estamos hablando de la herramienta para trabajar con los vendedores, y en esa línea, para que una meta sea un objetivo desafiante e incentive el esfuerzo del equipo, tiene que cumplir con una máxima, debe ser alcanzable y realista.

Si bien, tú como gerente o jefe de ventas tienes que cumplir tu presupuesto anual de promesas, lo que significa que un mes puede compensar a otro, tu equipo de vendedores debe estar todos los meses buscando cerrar cada oportunidad de venta. Por ello, la regla de las compensaciones (mes bueno compensa mes malo, o proyecto bueno compensa proyecto malo) no corre para tus vendedores. Recordando un artículo anterior de este blog, el vendedor debe tener hambre por cerrar cada unidad adicional posible, en esa línea, tener la meta cumplida con holgura, difícilmente incentivará esa hambre. Por lo tanto, la mejor forma de trabajo para los equipos de venta es descolgarse del presupuesto anual de promesas y trabajar con un forecast.

¿Cómo hacerlo?

Teniendo en mente que el objetivo es maximizar el desempeño del vendedor mes a mes, por lo tanto, hay dos conductas que debemos evitar para elaborar el forecast: que las ventas pasen de un mes a otro y que el vendedor se relaje una vez que el trabajo esté hecho.

Para elaborar este forecast se pueden usar dos metodologías:

Cualitativo: preguntando al equipo de ventas “cómo ven el mes”, y conversando con pares de otras empresas para conocer cómo también ellos “ven el mes”.

Cuantitativo: mediante datos históricos de venta para el mismo mes, proyecciones matemáticas, etc.

Mi sugerencia es trabajar un forecast mensual, mezcla cualitativa con cuantitativa y cuya elaboración surge los últimos días de cada mes, conforme a los resultados del mes que termina y de las expectativas del nuevo periodo. Luego, se comunica al equipo los primeros días del nuevo mes. A modo de ejemplo, los últimos días de febrero elaboramos el forecast de marzo y lo comunicamos al equipo de ventas el día 2 de marzo, una vez que febrero ya está cerrado (en caso de que trabajen así).

Trabajar con un forecast de venta dará una tensión permanente y positiva al equipo de ventas conforme a la realidad del proyecto, esto sin dudas permitirá que saquen de cada uno de sus vendedores su mejor desempeño,

A quienes no trabajan así, les invito a probar este sistema.

Saludos,

Andrés