¿Qué hacer para que una reunión de ventas realmente sea un aporte para sus participantes?

Si hacemos una encuesta a vendedores me atrevo a pronosticar que parte importante de ellos dirá que las reuniones son una “lata”, verdaderos interrogatorios donde sólo acuden a dar explicaciones, mientras que, por el lado de los gerentes, estos dirán que lo habitual es escuchar excusas e información poco sistematizada e imprecisa sobre lo que sucede en las salas de ventas, ¿te suena?

Objetivo de la reunión:

En primer lugar, es necesario definir para qué necesitas una reunión de ventas.  Hay ocasiones en que las empresas tienen reuniones de ventas porque… ¿cómo no voy a tener una reunión de este tipo?

Si es el gerente del área quien dirige la reunión, es probable que necesite juntarse con todo el equipo para conocer de primera fuente “como viene la cosa”. A cambio de esta información, el equipo apreciaría que el gerente diera una visión general de “como van las cosas” desde su óptica.

Si la reunión es del jefe de ventas o subgerente, la temática es más operativa, por lo tanto, el objetivo será conocer “como viene la cosa” y por que la “cosa” se ve así. Me explico, si un equipo proyecta tener 4 ventas, es probable que para hacer esas 4 ventas se necesiten 6 clientes con una alta expectativa de compra. El jefe de ventas o subgerente debe saber el detalle de esas operaciones, esto con dos objetivos, colaborar en lo que el vendedor necesite para lograr los cierres y en segundo lugar, para controlar el avance de estas oportunidades de venta. Este nivel de detalle también podría ser de interés en una reunión con el gerente de área, siempre y cuando el volumen de negocios del proyecto sea acotado. Esto exige del equipo de ventas llegar con la información elaborada. Si tú como gerente no logras que esta información llegue como tú la necesitas, tal vez sea necesario ser más explícito y entregar a tu equipo una planilla aprueba de …….vendedores…

Frecuencia de la reunión:

A mayor frecuencia, mayor demanda de tiempo para el gerente, pero también para quienes preparan la reunión.  ¿Por qué algunos gerentes buscan reuniones semanales o quincenales?

Pareciera ser que se debe a la mala calidad de la información existente en los sistemas de venta que utilizan las inmobiliarias. Esto se ha transformado en un círculo vicioso en algunas empresas. Con certeza los proveedores de softwares para la gestión de venta de inmobiliarias dirán que los gerentes no usan los programas y evidentemente si el jefe no da el ejemplo, el resto de la compañía subestimará la aplicación y ésta será cada vez menos útil. Con el tiempo los vendedores volverán a usar sus cuadernos y llenarán al sistema con “cualquier cosa”.  Este ciclo vicioso hace que toda la compañía esté dedicada a hacer informes, informes del informe y quizá cuánto más… por ello, el gerente prefiere hacer reuniones con la mayor frecuencia posible. Pero esto tiene una gran limitante, la cual está dada por el número de proyectos que el gerente puede liderar.

¿Qué información necesitas para tener una menor frecuencia en las reuniones de ventas?

Es imposible dar una receta única para todas las empresas, sin embargo, si tienes la impresión de que tus reuniones con el equipo de ventas son poco fructíferas, es el momento de revisar los objetivos de ésta y su frecuencia.

¿Finalmente, que información es relevante revisar en una reunión de ventas?

Como todo, también dependerá de la empresa y de qué otras reuniones existen para cada uno de los proyectos. Suponiendo que ésta es la única actividad donde se revisa cada uno de los proyectos, yo sugeriría al gerente una frecuencia mensual, pero con un análisis en profundidad de cada proyecto (por su puesto, el jefe de ventas tendrá reuniones más periódicas).

Temas a considerar en una reunión de frecuencia mensual:

• Los resultados de ventas del último periodo y su comparación con las expectativas indicadas por el equipo de ventas y el forecast.
• Expectativa de venta para el periodo venidero (revisión de clientes, según volumen de posibles negocios).
• Comportamiento de la venta, venta por modelo, por orientación, altura, dentro/fuera de condominio, etc.
• Análisis de precios.
• Comportamiento de las visitas y efectividad de las acciones de marketing implementadas. Definición de nuevas acciones para el periodo venidero.
• Elementos destacados del mercado, particularmente de la competencia del proyecto.
• Avance del proceso de escrituración del proyecto (en caso de que corresponda).
• Cuando corresponda, revisar nuevas etapas del proyecto, mix necesario, fecha de inicio de venta, etc.